A. Definirea organigramei organizației
Este important să definești încă de la primele zile de la înființarea organizației o Organigramă. Astfel, vei avea în orice moment o privire de ansamblu asupra resurselor umane implicate în organizației și vei ști să valorifici eficient pe fiecare dintre acestea. Tot prin aceasta sunt definite foarte clar relațiile de subordonare și se pot coagula eforturile în echipă.
Organigrama este importantă pentru fiecare dintre cei implicați în activitatea organizației tale și îi va ajuta să înțeleagă mai bine rolul pe care îl au în organizație, unde pot găsi informații ce țin de un alt departament sau cui se pot adresa.
Organigrama este de cele mai multe ori definită de membrii asociației sau de Consiliul Director și se realizează în funcție de statutul și obiectivele organizației, putând fi modificată oricând pe durata de viață a organizației, dacă se constată că nevoile acesteia se schimbă.
B. Crearea unei strategii de fundraising (setarea obiectivelor, estimarea bugetului necesar, alegerea tipurilor de surse de finanțare posibile etc)
Înainte ca organizația ta să își poată atinge obiectivele, este necesar să gândești o strategie solidă de fundraising. Este important să ai toate instrumentele pregătite pentru acest proces și să încerci să îți construiești o relație cu donatorii tăi mai degrabă decât să aștepți pur și simplu suportul lor. Pentru definirea strategiei de fundraising este necesar să urmezi câțiva pași esențiali:
Ce? Setarea obiectivelor - definește clar obiectivele pe care vrei să le atingi și setează pentru fiecare dintre acestea o perioadă de timp
Cât? Estimarea bugetului necesar - gândește-te la resursele implicate pentru atingerea obiectivelor așa cum le-ai setat la punctul anterior și transformă-le în unități astfel încât poți calcula exact ce buget este necesar pentru fiecare obiectiv. Ia în calcul resursa umană, produsele și serviciile de care va fi nevoie și alte costuri adiacente (chirii, producție, promovare)
Cum? Alegerea tipurilor de finanțare - vezi aici care sunt tipurile de finanțare pe care le poate accesa un ONG și alege-le pe cele care sunt potrivite pentru îndeplinirea obiectivelor tale și la care te încadrezi.
Crearea unei strategii de comunicare (comunicare externa versus interna, comunicarea cu publicul larg versus comunicarea cu donatorii, vs comunicarea cu voluntarii)
După stabilirea strategiei de fundraising, este important să stabilești și cum vor afla oamenii despre tine, ce strategii de comunicare și se potrivesc mai bine și cum vei adapta comunicarea organizației tale în funcție de stakeholderii căruia te adresezi. Este important să păstrezi un mesaj coerent indiferent că îl transmiți către membrii asociației tale, publicul larg, donatori sau voluntari.
C. Stabilirea procedurilor interne
Crearea procedurilor de management al personalului (ex - documente de angajare, tipuri de adeverințe pentru voluntari etc)
Pentru buna funcționare a organizației tale, este esențial să ai o echipă foarte bine organizată, în care sunt stabilite clar procedurile interne. Pe lângă obligațiile legale care intervin, este esențial să ai foarte bine articulate procedurile de management al personalului de exemplu ce documente sunt necesare la angajare, cum arată dosarul unui angajat, ce obligații legale sunt ca angajat sau ca angajator etc..
Crearea cadrului de lucru cu partenerii și finantatorii (crearea de template-uri de acorduri si contracte)
Este foarte important ca o organizație să depună eforturi de networking. Odată inițiate aceste activități, eforturile tale se vor concentra pe menținerea relației cu partenerii și finanțatorii și este esențial să ai deja definitivat un cadru de lucru cu oricare dintre aceștia. Acest lucru te va ajuta să economisești timp și vei avea întotdeauna o imagine clară asupra punctul în care se află parteneriatul vostru. Astfel, pregătește template-uri de acorduri, contracte și prezentări și personalizează-le în funcție de cel căruia i te adresezi.
Stabilirea de proceduri pentru aprobarea de deplasări etc.
Gândește-te la toate aspectele din viața organizației tale și încearcă să acoperi cât mai multe dintre acestea cu proceduri foarte clare pentru fiecare dintre cei implicați. Stabilește procedurile de aprobare pentru deplasări sau procedurile de achiziții și nu uita să le adaptezi în funcție de nevoile tale ori de câte ori este necesar.
D. Crearea spațiilor de lucru online și offline
Proceduri legate de spațiul de lucru, dacă se lucreaza de acasa, de la birou etc
După definitivarea direcțiilor strategice, este necesar să ai în vedere și aspecte administrative, de exemplu procedurile de lucru (de la birou / de acasă sau hibrid), în funcție de natura activității organizației tale, profilul angajaților tăi și nevoile curente ale organizației. Este important de ținut minte că aceste proceduri trebuie comunicate clar și eficient și adaptate fiecărui spațiu de lucru, perioadă etc.
Crearea spațiului de stocare de documente online, spațiul de comunicare (ex Slack, Drive etc)
Tot un aspect administrativ important este și definitivarea serviciilor software de care vei avea nevoie în activitatea organizației tale. Ar trebui încă de la început să faci o listă de necesități și să cauți cele mai bune opțiuni pentru organizația ta. Nu uita că multe dintre serviciile software de care ai putea avea nevoie au programe speciale sau reduceri pentru ONG-uri.
Reguli de predare a echipamentelor și procese verbale
Pe lângă serviciile software, sunt necesare și echipamente hardware (laptopuri, calculatoare, monitoare, tablete etc.). Pentru a te asigura că aceste resurse sunt folosite eficient și fiecare dintre angajați este responsabil pentru echipamentul pe care îl folosește, este necesar să stabilești și pentru acest aspect proceduri de predare a echipamentelor și întocmirea proceselor verbale.
Vezi aici instrumente care te pot ajuta cu organizarea internă
E. Managementul documentelor
Într-o organizație, volumul documentelor poate deveni copleșitor odată cu creșterea activității organizației. Astfel, este foarte important să ai încă de la început un sistem de management al documentelor care îți va susține activitatea și care, folosit coerent, te va ajuta să economisești timp și resurse.
Pentru aceasta, este important să definești o structură de management al documentelor în funcție de criteriul cel mai potrivit activității tale (în funcție de tipul documentelor, de dată, alfabetic etc.), o normare a denumirii documentelor, un flux de semnare, responsabili pentru fiecare tip de document, reguli de păstrare a documentelor etc.
Pentru a păstra o strategie de management a documentelor cât mai coerentă, îți recomandăm:
Să stabilești responsabilul / responsabilii pentru managementul documentelor, ideal o persoană cu experiență în organizația ta, care este familiarizată cu procedurile interne
Să acorzi suficient timp și atenție managementului de documente, econimisind astfel resurse importante
Să te consulți cu echipa ta asupra procesului de management de documente și să ajungeți la o formă clară și eficientă pentru toți cei implicați
Să menții o consistență în structura dosarelor / folderelor și a denumirii documentelor
Să te asiguri că sistemul tău este sigur din punct de vedere al protecție documentelor, dar și al protecției informațiilor.
Vezi aici instrumente care te pot ajuta cu organizarea internă
F. Comunicarea
Comunicarea, într-o organizație, este parte din cultura acesteia și felul în care decide să se prezinte publicului larg. Astfel, este foarte important să existe proceduri clare accesibile tuturor celor responsabili și reguli pentru cine, cum, când comunică despre organizația ta.
Setarea identității vizuale și a materialelor de baza ale organizației (logo, main visual, culorile de brand)
Setarea unei identități vizuale solide încă de la început este unul dintre cele mai bune lucruri pe care le poți face pentru organizația ta. Chiar dacă ești o organizație non-profit, este important să ai câteva elemente vizuale definitorii care să fie recunoscute și asociate cu misiunea și valorile organizației tale. Un branding bun pentru organizația ta te va ajuta să te promovezi mai ușor și să economisești resurse.
Cum să construiești identitatea vizuală a unei organizații:
Încearcă să înțelegi în profunzime unde te afli tu în tabloul organizațiilor din același domeniu sau la nivel național. Dacă într-o cameră s-ar aduna mai multe ONG-uri care au același obiect de activitate, ce ar face ONG-ul tău să iasă în evidență?
Identifică actorii implicați în activitatea organizației tale și concentrează-te pe fiecare dintre aceștia la nivel cât mai granular: cum se comunică cu ei, la ce mesaje răspund, pe ce canale etc.
Creează mesaje clare și puternice. După ce ai parcurs primii doi pași, ai destule informații importante pe care le poți folosi pentru a-ți configura mesajul principal al organizației tale. Asigură-te că obiectivele sunt bine definite și ușor de înțeles, iar mesajul are o formă și structură cu care publicul tău să rezoneze.
Stabilește culorile, stilul grafic, logo-ul organizației - folosindu-te de toate informațiile acumulate până acum, identifică acele elemente vizuale la care stakeholderii tăi răspund cel mai des.
Asigură-te că toate materialele pe care le vei folosi de acum în activitatea organizației tale vor respecta standardele de comunicare setate de tine, codul de culoare, logo etc.
Vezi aici instrumente care te pot ajuta cu designul materialelor de comunicare
Alegerea canalelor de comunicare cu diferitele publicuri (ex: pe slack cu voluntarii, pe mail cu externii etc)
În funcție de publicul căruia te adresezi, este important să alegi canalele de comunicare potrivite ca funcționalități și utilitate, astfel mesajul tău să ajungă la stakeholderii vizați.
Social Media - rețelele de socializare au din ce în ce mai mulți utilizatori, toată lumea este acum pe social media așa că acestea sunt niște canale foarte eficiente având în vedere rata de acoperire și efortul implicate. De aceea, este important să alegi canalele de social media potrivite organizației tale și fiecăruia dintre publicurile căruia te adresezi.
Email - e-mailul este cea mai folosită formă de comunicare în zilele noastre în mediile profesionale așa că asigură-te că ai un domeniu pentru adresele de e-mail ale oamenilor din organizația ta. Tot în e-mail, este important să existe un stil unitar de comunicare, așa că ai grijă ca toate semnăturile să respecte brandingul, însă asigură-te că lași loc de puțină personalizare, astfel încât fiecare membru al echipei tale să poată să își pună amprenta asupra semnăturii sale.
Slack / Discord - pentru organizațiile cu mulți voluntari, este esențial să ajungi la ei și să îi păstrezi interesați de evenimentele și activitățile, oferindu-le mijloace de comunicare directe și cât mai la îndemână. Astfel, în funcție de profilul voluntarului tău, poți folosi diferite instrumente de comunicare ca Slack, Discord etc.
3. Setarea tonului de comunicare
Tone of voice-ul organizației ar trebui gândit în același timp cu brandingul organizației tale, acestea fiind complementare. Poți începe prin a urmări alte organizații mai mari și analiza modul în care acestea comunică și identifică un stil cât mai apropiat de cel pe care vrei să îl abordeze organizația ta. Dacă îți păstrezi un tone of voice constant, următorii tăi vor ști la ce să se aștepte din partea organizației, te vor înțelege mai bine și vor reacționa mai mult la mesajele tale. Identifică o serie de elemente la care publicul tău răspunde și inserează-le în toată comunicarea ta.
4. Crearea de template-uri pentru social media, comunicate de presa etc.
Tot pentru consistența brandului organizației tale este necesar să ai template-uri pregătite pentru a putea economisi timp și resurse, dar și pentru a fi pregătit să răspunzi rapid și coerent în situații de criză.
Vezi aici instrumente care te pot ajuta cu designul materialelor de comunicare
Finanțare
Activitatea unei organizații nonguvernamentale, indiferent de mărimea ei, are nevoie de surse de finanțare. Fondurile obținute din diverse surse de finanțare pot ajunge la beneficiarul final, pot susține angajații sau pot fi folosite pentru dezvoltarea organizației conform strategiei tale.
Iată mai jos câteva dintre cele mai cunoscute surse de finanțare pe care le poți folosi:
Cotizația de membru
Fonduri pentru grupuri informale
Fonduri pentru ONGuri
Donații directe
Donații online - dacă folosești Website Factory: NGO atunci ai deja acces la donații online, tot ce ai de făcut este să ai contract cu operatorii de plăți.
Număr scurt donații SMS - Prin platforma donatie.ro, poți aplica pentru a primi un număr scurt, prin care poți colecta donații prin SMS. Găsești toate informațiile aici: https://donatie.ro/continut/afla-daca-organizatia-ta-poate-primi-un-numar-de-debit-direct
Sponsorizare de la companii
Redirectionarea 3,5% din impozit - Statul român oferă posibilitatea contribuabilor săi să redirecționeze până la 3,5% din impozitul pe profit către un ONG. Pentru aceasta, este necesar ca contribuabilul să completeze formularul 230 pe care să îl trimită apoi către organizație. Pentru a ușura și eficientiza acest proces, Asociația Code for Romania a creat platforma https://redirectioneaza.ro/. Pe platforma Redirecționează, fiecare ONG își poate crea un profil, de unde se poate completa de către contribuabili,100% digital, formularul pentru redirecționarea a până la 3,5% din impozitul de profit în perioada ian-mai a fiecărui an.
Redirecționarea 20% impozit firme - Persoanele juridice plătitoare de impozit pe profit pot redirecționa 20% din impozitul pe profit către o organizație nonguvernamentală. Pentru aceasta, este necesar să existe un contract de sponsorizare între persoana juridică și ONG prin care să se stabilească faptul că persoana juridică va vira către ONG fie 20% din impozitul pe profit, fie 0.75% din cifra de afaceri, suma mai mică dintre cele două.
Activitate comercială - În art. 48 al. OG 26/2000, se prevede: “Asociațiile și fundațiile pot desfășura orice alte activități economice directe, dacă acestea au caracter accesoriu și sunt în strânsă legătură cu scopul principal al persoanei juridice. ” Astfel, asociația ta poate obține venituri suplimentare din activități comerciale aflate în strânsă legătură cu scopul principal. De exemplu, poți organiza un magazin online cu produse construite de voluntari sau beneficiari. Înainte de a face orice demers, este necesar să discuți cu un contabil, care să îți expună pașii pe care trebuie să îi parcurgi din punct de vedere legal pentru a putea desfășura activități economice ca ONG.
Cum să obții recunoaşterea organizaţiei ca fiind de utilitate publică
Conform Legii nr. 145/2012, introdusă în Ordonanța Guvernului nr. 26/2000, aprobată apoi cu modificări și completări prin Legea nr. 246/2005, Guvernul României poate recunoaște o organizație ca fiind de utilitate publică dacă aceasta îndeplinește toate condițiile:
a) activitatea acesteia se desfăşoară în interes general sau al unor colectivităţi, după caz;
b) funcţionează de cel puţin 3 ani şi a realizat o parte din obiectivele stabilite, făcând dovada unei activităţi neîntrerupte prin acţiuni semnificative;
c) prezintă un raport de activitate din care să rezulte desfăşurarea unei activităţi anterioare semnificative, prin derularea unor programe ori proiecte specifice scopului său, însoţit de situaţiile financiare anuale şi de bugetele de venituri şi cheltuieli pe ultimii 3 ani anteriori datei depunerii cererii privind recunoaşterea statutului de utilitate publică;
d) deţine un patrimoniu, logistică, membri şi personal angajat, corespunzător îndeplinirii scopului propus;
e) face dovada existenţei unor contracte de colaborare şi parteneriate cu instituţii publice sau asociaţii ori fundaţii din ţară şi din străinătate;
f) face dovada obţinerii unor rezultate semnificative în ceea ce priveşte scopul propus sau prezintă scrisori de recomandare din partea unor autorităţi competente din ţară sau din străinătate, care recomandă continuarea activităţii.
Recunoașterea statutului de utilitate publică se face prin Hotărâre de Guvern. Pentru aceasta, organizația trebuie să depună o cerere la Secretariatul General al Guvernului care o trasmite apoi, în termen de 15 zile, instituției centrale responsabilă pentru sfera de activitate în care asociația ta își desfășoară activitatea.
Recunoașterea utilității publice oferă asociației tale următoarele avantaje:
dreptul de a i se concesiona servicii publice fără caracter comercial, în condiţiile legii;
dreptul preferenţial la resurse provenite din bugetul de stat şi din bugetele locale;
dreptul de a menţiona în toate documentele pe care le întocmeşte că asociaţia sau fundaţia este recunoscută ca fiind de utilitate publică;
Dar și următoarele obligații:
obligaţia de a menţine cel puţin nivelul activităţii şi performanţele care au determinat recunoaşterea;
obligaţia de a comunica autorităţii administrative competente orice modificări ale actului constitutiv şi ale statutului, precum şi rapoartele de activitate şi bilanţurile anuale; autoritatea administrativă are obligaţia să asigure consultarea acestor documente de către orice persoană interesată;
obligaţia de a publica, în extras, rapoartele de activitate şi bilanţurile anuale în Monitorul Oficial al României, Partea a IV-a, precum şi în Registrul naţional al persoanelor juridice fără scop patrimonial.
Recunoaşterea utilităţii publice se face pe durată nedeterminată. Astfel, după obținerea recunoașterii de utilitate publică pentru asociația ta, vei putea colabora mult mai ușor cu statul și beneficia de fonduri din partea acestuia.
Vezi aici detalii suplimentare despre statutul de utilitate publică